Bunele maniere moderne: E-mailul de serviciu si cel privat

Afacerile traiesc si respira prin e-mail. Chiar daca il consideri un lucru bun sau unul rau, felul in care redactezi un e-mail arata cat de profesionist si de incredere esti si reprezinta prin extensie imaginea intregii tale companii, informeaza Mediafax. 

Formalitatile erau obligatorii in corespondenta de afaceri, insa nu mai e asa. Urmand acelasi tipar in privinta e-mailurilor ca si la intalnirile fata in fata, daca intalnesti un client nou care iti este prezentat ca Brian, sau asa i se adreseaza restul echipei, nu trebuie sa i te adresezi cu domnule Carson in e-mailul pe care i-l vei scrie apoi.

Insa, si opusul se aplica: pana nu iti cere sa i te adresezi cu Brian, ramai la domnule Carson.

Cand esti in dificultate, spune-le "domnule" sau "doamna" simplu si te vor scoate ei din incurcatura, spunand cum vor dori sa te adresezi.

Cele mai multe e-mailuri au doar cateva fraze, insa e bine sa incepi cu formula de salut si cea de incheiere: "Draga", atat standard, cat si formal, "Buna ziua" este profesional si prietenos, iar "Salut", pentru prieteni. Evita "Hei", poate suna juvenil.

Sunt mai multe modalitati si de a incheia un e-mail. Atunci cand esti in dubiu poti folosi "Cu sinceritate" sau "Salutari", sunt cele mai sigure variante.

Alte variante sunt "Toate cele bune", "Toate bune", "Va doresc numai bine", "Multumesc".

Daca este vorba de un schimb de e-mailuri, e acceptat sa mai renunti la salutari, fiind o conversatie in desfasurare. Sa pui smiley sau sa nu pui, asta e intrebarea. Daca nu esti sigur de felul in care sunt primite aceste lucruri, mai bine nu le folosi.

Pentru anumite persoane pot parea juvenile cand vine vorba de afaceri. Acelasi lucru e valabil si pentru prescurtari, cu ar fi "brb" pentru vorbim mai tarziu. Prescurtarea nu este gresita atata timp cat e folositoare si este primita bine de cel cu care corespondezi.

Folosirea literelor mari inseamna tot timpul ca tipi si sunt deranjante, bineinteles in afara de atunci cand spui "felicitari". Semnaturile automate sunt utile, mai ales cand contin adresa de mail, numarul de telefon, de mobil si fax si poate site-ul.

E totusi riscant sa-l folosesti atunci cand trimiti link-uri sau invitatii pe retele de socializare.

Si pastrati citatele pline de inspiratie pentru adresa personala. Scrise in fuga si trimise intr-o clipa, este de inteles ca in e-mailuri pot aparea multe greseli de ortografie, de la cele mai comune, la cele amuzante si pana la cele mortale.

Este de preferat sa mai treci odata peste continut inainte sa-l trimiti, si sa nu te bazezi in totalitate pe corectarea automata a greselilor pentru ca aceste programe te pot lasa balta in cele mai nepotrivite momente. Atentia pe care o dai atunci cand redactezi un mesaj transmite prin ecran ca esti profesionist si atent la detalii.

Un mesaj de genul "Sent from iPhone/Black Berry…" poate fi folosit. Insa fereste-te sa punctezi "Va rog sa-mi iertati greselile, mesajul a fost trimis de pe mobil".

Faptul ca aceste obiecte sunt mobile inseamna ca mesajul a fost scris in fuga, pe o tastatura minuscula si cu fraze presetate.

Totusi de ce ai vrea sa atragi atentia asupra posibilelor greseli? Si chiar daca nu sunt, dai de inteles destinatarului ca de obicei sunt foarte multe.

In cele din urma, daca o conversatie se blocheaza, mai bine puneti mana pe telefon sau fixati o intalnire fata in fata.

Studiile arata ca dam o interpretare negativa cuvintelor atunci cand nu auzim tonul vocii si nu vedem limbajul corpului.

Folosit bine, e-mailul este un salvator de timp. Insa cu unele lucruri merita sa-ti "pierzi" timpul. Cum ar fi biletelele de multumire sau cele pentru cadouri.