Cum iti poti pierde jobul din cauza unui e-mail

Risti sa iti pierzi locul de munca daca nu stii sa folosesti corect un e-mail. Problema nu vizeaza aspectele tehnice ale celui mai utilizat instrument de Internet de la birou, ci normele sociale. Lipsa contextului nonverbal face orice mesaj sa fie usor de interpretat, tocmai de aceea, pentru a evita neintelegerile, cel mai bine ar fi sa respecti cateva reguli de bun simt. 

Mail-ul are "talentul" de a lasa o senzatie de independenta, iar oamenii isi permit mai multe lucruri atunci cand tasteaza, decat cand se afla fata-in fata.

Terenul este sensibil aici, pentru ca ceea ce cuiva i se pare absolut normal, altuia i se poate parea ofensator. Tocmai de aceea, cuvantul de baza in comunicarea mediata este respectul, daca vrei sa nu iti pui in pericol locul de munca.

Iata cateva obiceiuri decare unii oameni nu pot scapa si care transmit un mesaj total gresit celui care primeste mail-ul, potrivit Forbes:

Utilizarea abuziva a spatiului  pentru “subject”

Daca incluzi la subiect cuvinte precum “URGENT” sau “DE FACUT”, nu vei reusi sa ii convingi pe receptori ca ai informatii utile de actiune in mail-ul tau.

Din contra, subiectul tau lasa impresia ca presupui ca mesajul tau este mai important decat orice alt mail din inbox. Risti sa pari prea increzut si nepasator fata de timpul fiecaruia de lucru.

Mesajele scrise cu majuscule

Probabil ca intentia ta este sa te faci inteles si sa fii luat in serios, insa majusculele sunt echivalentul unui ton ridicat.

Majusculele sunt percepute de cititor cu o forta foarte mare, exprima aroganta, dar si rautate. Aceeasi teorie este valabila si pentru punctuatia in exces: un singur semn al exclamarii este suficient, spun specialistii.

Raspunsurile la intrebarile care nu iti sunt adresate

Chiar daca faci parte din grupul care a primit acelasi e-mail, nu ar trebui sa raspunzi la intrebarile care nu iti sunt adresate.

Gestul tau va fi perceput drept echivalentul online a raspunde fara a fi intrebat intr-un grup, iar colegul caruia i se adresa intrebarea ar putea crede ca incerci sa ii subminezi autoritatea sau chiar ca incerci sa ii furi postul.

Ceri mereu sa fii inclus in CC

Aceasta cerinta vine in general de la sefi, insa unii au pretentia exagerata de a fi inclusi in CC la absolut toate mail-urile care pleaca de la membrii echipei.

Incearca sa te abtii sa controlezi fiecare detaliu al activitatilor dintr-o zi de munca, daca nu vrei sa fii perceput drept un sef “obsedat de micromanagement” sau lipsit de orice urma de incredere in propriii angajati.

Intr-un final, cineva s-ar putea intreba ce a fost in capul tau in momentul in care i-ai angajat pe acesti oameni care par sa nu iti inspire nicio urma de incredere.
Obiceiul de a corecta si retrimite mail-urile colegilor

Chiar daca ti-ar placea ca superiorii sa primeasca intotdeauna mail-uri impecabile, fara greseli, evita sa corectezi mesajele colegului pe care sa le retrimiti mai apoi, astfel incat seful sa le vada cat mai sus in inbox.

Gestul denota lipsa de respect, iar injosirea colegilor nu te ridica pe tine la un nivel mai inalt decat ei. Nici colegii dar nici sefii nu apreciaza astfel de iesiri, potrivit Forbes.

Obiceiul de a face cunoscuta orice neintelegere adaugand un superior  la CC

Nu e o idee buna sa ii amesteci pe superiori in orice mica neintelegere pe care o ai cu unii colegi.

Daca ai impresia ca vei rezolva conflictul adaugandu-l pe sef la CC, te inseli: tot ce faci este sa convingi toate partile ca nu joci corect (mai ales cand folosesti BCC-ul) si ca iti irosesti energia in eforturi de a strica imaginea colegilor.

Incerci mereu sa te asiguri ca mail-ul a ajuns la destinatar

Unii oameni vor mereu sa se asigure ca ai primit si ai citit e-mailul si li se pare normal sa te sune ca sa verifice asta.

Daca esti unul dintre ei, ar trebui sa iti dai seama ca stilul tau te face sa pari un coleg exagerat de nerabdator si ingamfat.

Daca ai devoie de un raspuns rapid, ai putea sa rezolvi problema direct la telefon, fara sa mai trimiti un mail in prealabil.

Utilizarea excesiva a steguletului de prioritate

Probabil ca tie ti se pare important ca destinatarul sa citeasca imediat mesajul, insa daca folosesti steguletul la fiecare e-mail risti sa iti pierzi credibilitatea.

Vei genera efectul opus: oamenii nu vor mai percepe mail-urile tale drept o prioritate, indiferent daca ele sunt urgente sau nu.

“Reciclarea” unui e-mail vechi pentru un subiect nou

Chiar daca tu ai impresia ca asa il ajuti pe receptor sa gaseasca mai usor ultimele mail-uri de la tine, risti ca intentia ta sa fie interpretata gresit.

Oamenii ar putea sa creada ca ti-a fost, pur si simplu, lene. Vor crede ca nu esti suficient de organizat sau poate ca nu stii sa folosesti casuta de email.

Pentru a evita astfel de neintelegeri, cel mai bine este sa dai un e-mail nou pentru fiecare subiect nou deschis.