Cum poti realiza sedinte scurte si productive

O sedinta care decurge asa cum trebuie favorizeaza munca in echipa, genereaza idei si construieste consensul. De cele mai multe ori, insa, aceste intalniri nu sunt nici atat de pozitive si nici atat de productive precum am vrea sa fie.

Daca vrei sa faci ceva diferit pentru sedintele tale, este timpul sa sa "transformi" participantii in membri activi ai grupului, valorificand timpul si ideile acestora, intr-un mod cat mai placut pentru toata lumea.

Iata cateva modalitati enumerate de specialistii de la Business Insider pentru a realiza asta cat mai usor:

Nu organiza sedinta in sala de conferinte sau in locuri in care se serveste mancare

In aceste locuri oamenii prefera sa nu spuna nimic si sa se concentreze asupra gustarilor, de aceea cel mai bine e sa alegi o incapere deosebita pentru sedintele tale, un loc in care echipa ta nu munceste de obicei.

Daca echipa nu este numeroasa, poti organiza o iesire in afara companiei, in care sa se poata discuta relaxat.

Indeparteaza orice element care poate fi o bariera in calea comunicarii

Aseaza scaunele in cerc, desi asta ar putea sa genereze putin discomfort pentru cei obisnuiti sa se "ascunda" in spatele meselor de conferinta.

Aceasta pozitionare este mult mai propice pentru munca in echipa si implicare, spun specialistii.

Lasa-i si pe ceilalti sa conduca o parte din sedinta

Ofera-le sarcini sau responsabilitati, un timp suficient de pregatire si prezinta-ti aprecierile pentru contributia lor.

Nu lasa gadgeturile sa iti intrerupa sedinta

Concentrarea este cheia catre sedintele de scurta durata si cu grad inalt de productivitate.

E mult mai eficient sa ceri oamenilor din echipa ta sa fie complet concentrati si prezenti timp de 40 de minute, decat sa faci o sedinta de 90 de minute in care atentia este distrasa in mod constant.

Cand energia grupului se pierde, poti sa faci schimb de locuri

Fa acest lucru cel putin o data pe sedinta, pentru ca in acest mod oamenii vor sta langa alti colegi si vor vedea incaperea si problemele ridicate dintr-un alt unghi.

Mai mult decat atat, miscarea poate fi un imbold de energie pentru participanti, spun expertii.

Incurajeaza participantii sa dea cate o veste profesionala buna, la inceputul sedintei

Lucrurile nu trebuie sa fie neaparat iesite din comun si pot varia de la rezolvarea unei mici probleme de rutina pana la finalizarea unui proiect mai devreme de termenul-limita stabilit.

La sfarsit, toata lumea trebuie sa faca o "promisiune" pentru urmatoarea sedinta

Ei trebuie sa realizeze sarcina asumata la o data stabilita si sa pregateasca un raport al progresului pentru urmatoarea sedinta.

Renunta la Powerpoint

Aceasta aplicatie atrage intreaga atentie a oamenilor asupra unui ecran, in loc sa favorizeze interactiunea echipei.

Mai mult decat atat, cu cat mai formal este prezentat proiectul, cu atat mai putini oameni vor fi interesati sa il abordeze, spun specalistii.

Prezinta-ti ideile pe un flipchart si ofera-le membrilor echipei cate un marker, astfel incat fiecare sa aiba o culoare diferita.

Pe masura ce sedinta se desfasoara, fiecare persoana este responsabila sa isi aduca o contributie, "editand" documentul aflat in fata tuturor.