Cum sa scrii un e-mail profesionist

Marti, 31 August 2010, ora 12:41
6328 citiri
Cum sa scrii un e-mail profesionist

Principala forma de comunicare in lumea companiilor de astazi este cea mediata, concretizata de cele mai multe ori sub forma e-mailurilor. Uzualitatea acestui tip de mesaj ii determina pe angajati sa uite de diferentele intre comunicarea directa si cea mediata si astfel casutele de e-mail ale colegilor sunt incarcate cu mesaje irelevante sau neproductive, sporind nivelul de stres la care acestia sunt supusi zilnic. 

Poti imbunatati sansele de a obtine rezultate de calitate daca alcatuiesti un e-mail cat mai usor de inteles pentru destinatar, urmarind sfaturile din acest articol.

Subiectul trebuie sa rezume, nu sa descrie ideea

Oamenii isi scaneaza casuta de mail in functie de subiecte, de aceea trebuie sa te asiguri ca subiectul tau este suficient de explicit, astfel incat cititorii sa stie daca mesajul tau este relevant sau nu.

Cea mai buna metoda de a obtine aceasta confirmare este sa incerci sa rezumi cat mai bine mesajul in spatiul dedicat subiectului.

Inca de la inceputul mesajului, cititorul trebuie introdus in context

Intr-un reply pentru un e-mail, suntem tentati sa ne adresam intr-un stil cat mai conversational si uitam sa mentionam contextul.

Cel care primeste replica, insa, se poate ocupa si de alte activitati intre timp, detasandu-se de subiect, de aceea trebuie sa ii explici foarte clar in legatura cu ce iti exprimi acordul sau parerea.

Situatia este si mai dificila in conversatiile de grup, intrucat mesajele pot ajunge in ordine aleatorie.

Sa incluzi intreaga conversatie in mailul de raspuns nu este o solutie, pentru ca cititorul nu va pierde timpul citind o serie intreaga de mesaje, sustin specialistii.

Un context clar este varianta cea mai potrivita pentru a orienta corect cititorul in tema abordata.

Selecteaza cu atentie persoanele care primesc acelasi mesaj

Cand trimiti un e-mail la mai multe persoane, gandeste-te bine la motivul pentru care ele sunt incluse in conversatie, pentru a-i scuti pe acestia de un efort inutil.

In aceasta situatie, trebuie sa precizezi clar inca de la inceput care este motivul pentru care incluzi fiecare persoana si care este cerinta ta fata de fiecare.

Foloseste mesaje separate pentru persoanele care nu sunt direct implicate

Evita sa adaugi persoanele interesate de rezultatele proiectului in lista de colegi implicati in indeplinirea lui.

O solutie mai buna este sa trimiti un “forward” de la mesajul initial, cu un text de introducere prin care sa explici clar care este rolul lor, ce trebuie sa faca sau ce decizii trebuie sa ia.

Chiar daca acest lucru presupune o munca in plus pentru tine, este mult mai politicos fata de destinatar.

#comunicare, #mail, #mediata, #proiect , #Stiri Locuri de munca