Cum te feresti de "sabotorii" de sedinte

Factorii perturbatori in orice sedinta reprezinta cea mai mare teama pentru managerii care se ocupa de aceste intalniri atat de necesare in mediul office. Fie ca este vorba de membrii participanti sau pur si simplu detaliile care tin de atmosfera si contextul fizic in care se desfasoara sedinta, acesti factori consuma in exces energia si trebuie indepartati pentru a nu irosi timpul companiei, spun expertii in HR. 

Cand o intalnire este “sabotata”

Daca participarea la discutii este defectuoasa, oamenii  au o atitudine defensiva, sunt retrasi si dispretuiori, inseamna ca ai de-a face cu un factor perturbator.

Sedinta este, cel mai probabil, distrusa daca o persoana sau un subiect irelevant domina conversatia, iar deciziile si punctele de actiune sunt vagi, fara obiective clare, sunt de parere specialistii.

Intentiile participantilor nu sunt intotdeauna rele si de multe ori nici nu realizeaza ce efect au asupra sedintei, insa provocarea managerilor abia aici incepe.

Elementele de decor sau chiar incaperea in care se desfasoara sedinta pot deveni de asemenea factori “nocivi”, sustin expertii.

Daca este prea cald in incapere, prea frig, daca nu este aerisita sau scaunele creeaza disconfort, oricat de binevoitori ar fi  participantii, sedinta are mari sanse sa devina un esec total.

Cum combati factorii perturbatori

O sedinta de succes presupune existenta unui plan bine pus la punct, cu obiective clar definite, participatia stricta a  membrilor cu importanta in proiect si cateva reguli de baza care sa impuna respect mutual pentru participanti si opiniile lor.

Cel care conduce sedinta trebuie sa modereze conversatia, sa o cronometreze, pastrand-o in directia dorita si parafrazand vorbitorii pentru ca participantii sa auda si sa inteleaga tema dezbatuta.

Participarea trebuie sustinuta prin idei creative si discutii pe teme clare, iar deciziile trebue luate in intervalul stabilit inca de la inceput.