Sedintele, o pierdere de vreme?

Oricine a lucrat intr-un birou stie ca sedintele si intrunirile sunt inevitabile. De asemenea, stie si ca multe dintre aceste adunari par sa nu aiba niciun scop. In realitate, managerii chestionati de Robert Half International sunt de parere ca 28% dintre aceste sedinte sunt o pierdere de vreme.

De multe ori, vei fi chiar tu cel responsabil de conducerea unei sedinte, asa ca este important sa ai capacitatea de a distinge intre o intrunire care este absolut necesara si una care nu face decat sa iroseasca timpul tuturor. Iata cateva semne ca sedinta ta ar putea fi o pierdere de vreme – si cateva sugestii cu ajutorul carora ai putea corecta acest lucru:

1.    Nu ai lasat nimic deoparte.

Desi este o idee buna sa ai un program al sedintei bine pus la punct, nu ar trebui sa inceapa sa semene cu un follow-up la “Razboi si Pace.” Tu esti cel care trebuie sa decida, fiind organizatorul, care sunt subiectele care ar trebui abordate si ce anume poate fi lasat deoparte.

Intreaba-te daca fiecare persoana care va fi prezenta la sedinta este interesata sa afle majoritatea lucrurilor din program. Daca raspunsul este nu, inseamna ca fie trebuie sa revizuiesti lista celor care ar trebui sa se prezinte la sedinta, fie trebuie sa revizuiesti planul acesteia.

De asemenea, chiar daca ai programat sedinta intr-un interval orar fix, asta nu inseamna ca trebuie sa umpli fiecare minut. Verifica in program daca nu cumva exista subiecte care se repeta sub alta forma, altele care ar putea fi combinate sau unele care ar putea fi discutate intr-o alta intrunire, scrie CareerBuilder.com.

2.    I-ai invitat pe toti cei care ti-au venit in minte.

Verifica lista celor invitati, pentru a te asigura ca, realmente, este necesar ca toti sa fie inclusi in discutie. Deseori, multi oameni sunt chemati din politete, si nu din necesitate. O lista lunga de participanti poate indica, de asemenea, ci ca incerci sa realizezi prea multe intr-o singura intalnire.

De exemplu, sa presupunem ca ti s-a oferit responsabilitatea de a organiza o sedinta cu privie la refacerea site-ului web al companiei. Ai hotarat sa inviti toti web designerii, inginerii software, redactorii si editorii. Problema este ca termenii tehnici ar putea sa-i induca in eroare pe cei din echipa editoriala, iar discutia despre continutul si lungimea articolelor nu va fi relevanta pentru grupul IT.

In acest caz, cel mai indicat este sa planuiesti doua sedinte separate, mai scurte, fiecare dintre cele doua fiind astfel mult mai bine targetata.

3.    Sedinta dureaza mai mult de o ora.

Timpul este extrem de pretios, mai ales in vreme de criza, cand toata lumea este indemnata sa isi asume mai multe sarcini si mai multe responsabilitati. Asadar, sa ceri oamenilor sa asiste la o sedinta care dureaza mai mult de o ora este sa le ceri mult. In plus, este foarte probabil ca participantii sa-si piarda concentrarea pe masura ce discutia avanseaza.

Daca ai neaparat nevoie de mai mult timp, incearca sa determini oamenii sa interactioneze. Ofera-le gustari sau schimba vorbitorii, astfel incat sa captezi atentia tuturor. In cazul sedintelor foarte lungi, programeaza o pauza, astfel incat oamenii sa se poate dezmorti si sa-si verifice mesajele.

4.    Prea multe elemente vizuale.

Elementele vizuale, precum slide-urile in PowerPoint, pot fi eficiente pentru simplificarea ideilor mai complexe sau pentru reluarea si sublinierea informatiilor. Insa pot, in acelasi timp, sa impiedice avansarea eficienta a discutiei. In schimb, pentru a preveni acest lucru, este indicat sa distribui elementele vizuale participantilor, inaintea intrunirii, astfel incat toata lumea sa aiba timp sa le vada.

Deoarece participantii se vor fi familiarizat cu informatia pana in momentul inceperii sedintei, poti doar sa mai subliniezi partile importante si sa treci mai rapid de la un subiect la altul.

5.    Sedintele devin un obicei.

Daca ai sedinte programate in mod regulat, expertii sugereaza sa faci un pas inapoi si sa te gandesti daca sunt absolut necesare.

De exemplu, daca ai dificultati in stabilirea unor subiecte de discutie suficiente pentru a sustine sedinta sau daca sedintele se scurteaza progresiv, este indicat sa le ajustezi frecventa.

Fiind atent la dinamica intrunirilor pe care le stabilesti si facand adaptarile necesare, iti poti da seama cu usurinta daca sedintele pe care le organizezi sunt productive si daca participantii le considera valoroase.