Top 10 greseli pe care le poti face intr-un e-mail

Daca esti ca majoritatea profesionistilor, cu siguranta folosesti e-mail-ul in mod frecvent. Datorita rapiditatii si lipsei relative de invazivitate, este metoda de electia cand vine vorba de comunicare atat cu colegii, cat si cu seful. Potrivit unui studiu intreprins de Robert Half International, aproape doua treimi (65%) dintre managerii chestionati prefera e-mail-ul oricarei alte metode de comunicare.

In timp ce apasarea butonului “Send” poate fi o modalitate eficienta de a-ti impartasi ideile, daca o faci in graba si fara sa te gandesti prea mult, poti transmite, cu usurinta, un mesaj gresit. Iata 10 greseli frecvente ale e-mail-ului si metode de a le evita:

1.    Un subiect vag.

Subiectul e-mail-ului anunta continutul mesajului si ofera, de asemenea, un motiv de a-l citi destinatarului. Unii oameni – iar seful tau este probabil unul din ei – primesc sute de e-mail-uri in fiecare zi si poate ca nu au timp sa le deschida pe toate. Subiectul este ca o fereastra a mesajului si ii poate indica, de asemenea, si urgenta, asa ca ai grija sa scrii ceva specific si clar, scrie CareerBuilder.com.

2.    Semnatura lipsa.

O semnatura slabuta este aproape la fel de nedorita ca o strangere de mana lipsita de vlaga: Ambele arata lipsa de profesionalism. Semnatura de la finalul e-mail-ului ar trebui sa includa adresa de e-mail, adresa fizica a biroului si numarul de telefon. Astfel, oferi destinatarilor multiple mijloace de a te contacta. Aceasta informatie este importanta mai ales pentru oamenii care vor primi mesajul tau printr-un forward sau pentru indivizii din afara companiei tale.

3. Scrii “re: sedinta @ 3.”

Multi oameni au o abordare non-formala atunci cand folosesc e-mail-ul. Insa felul in care scrii reflecta profesionalismul tau, asa ca gaseste timp sa alcatuiest fraze complete, sa folosesti corect gramatica si sa-ti corectezi eventualele greseli. Verifica-ti e-mail-ul cu atentie inainte sa-l trimiti.

4. Scrii si nu te mai opresti.

Scopul tau, atunci cand concepi un mesaj, este sa fie relativ scurt. Nu vrei sa scrii romane, asa ca fii cat mai concis, folosind atat propozitii scurte, cat si paragrafe. In acelasi timp, nu vrei sa trimiti un mesaj prea sumar, deoarece te-ar putea face sa pari expeditiv.

5. TIPI.

Unora le place sa scrie cu litere mari. Ceea ce nu realizeaza este ca acesta este echivalentul online al tipatului, asa ca evita tentatia de a apasa pe “caps lock”.

6. Atingi o coarda sensibila.

Din nefericire, tonul este pierdut, deseori, in cuvintele scrise, mai ales in cadrul mesajelor scurte. O tentativa de umor, de exemplu, poate fi interpretata drept ofensiva sau nepotrivita. Daca nu esti sigur cum va fi interpretat ceva ce ai vrea sa scrii, fii precaut si nu o scrie.

7. Ii impovarasti pe ceilalti.

Daca inbox-ul tau este plin pana la refuz, stii cat este de frustrant sa mai primesti si atasamente mari, mai ales cand nu le vrei. Si, potrivit unui alt studiu, managerii au fost de acord, catalogand primirea de atasamente mari si nedorite ca fiind cel mai enervant aspect al comunicarii prin intermediul e-mail-ului. Limiteaza distribuirea fisierelor masive la oamenii care au cu adevarat nevoie de ele.

8. Trimiti mesajul altcuiva.

Inainte de a trimite un mesaj, intotdeauna sa mai verifici o data lista destinatarilor. Multe programe de e-mail completeaza automat informatiile pe care le-ai tastat anterior, precum adresele de e-mail ale contactelor tale. Daca ai multi oameni cu nume asemanatoare in address book, poti sa selectezi, din greseala, persoana nepotrivita si sa-i trimiti mesajul care trebuia sa ajunga in alta parte.

9. Amesteci afacerile cu placerea.

Cand informatia este confidentiala sau delicata, aceasta miscare iti poate limita cariera. Oricand iti folosesti contul de e-mail de serviciu, mesajul trebuie sa fie in interes profesional. In cele din urma, folosesti resursele firmei la care lucrezi, iar compania iti poate monitoriza activitatea. Pune-te la curent cu politica organizatiei tale privind e-mail-ul si roaga-ti prietenii sa-ti trimita e-mail-urile personale pe o alta adresa, pe care sa ti-o poti verifica de acasa.

10. Dai prea multe explicatii.

Te-ai trezit vreodata ca tastezi un mesaj lung, pentru a evita confuzia de partea destinatarului? Eziti sa apesi pe “Send”, gandindu-te ca poate contactul tau va trimite mesajul mai departe, cuiva care nu vrei sa-l citeasca? E-mail-ul este potrivit pentru comunicarea rapida si, in asemenea situatii, este intelept sa iti suni colegul sau sa vorbesti cu el fata in fata.

Corespondenta prin e-mail devine din ce in ce mai importanta la locul de munca. Asadar, nu poti decat sa beneficiezi de invatarea metodelor prin care sa construiesti un mesaj eficient. Asadar, aminteste-ti sfaturile de mai sus data viitoare cand te asezi in fata tastaturii.