4 motive pentru care lucrul cu documentele pe hartie va afecteaza eficienta companiei

Hartia, una dintre cele mai mari inventii ale omenirii, ne inconjoara la tot pasul. Insa, sa fim cinstiti, lucrurile s-au schimbat si acum traim in era digitala. Avand in vedere costurile operationale si de mediu in diversele birouri din cadrul unor societati, pur si simplu nu mai este recomandata utilizarea hartie:

-

Fluxul documentelor tiparite este ineficient, lent si majoritatea oamenilor il vad ca pe un obstacol in toate procesele

-

Conform PwC, se estimeaza ca in jur de 7,5% din toate documentele se pierd complet

Nu ar fi cazul sa treceti la solutii lipsite de hartie?

Conceptul de "birou lipsit de hartie" exista deja de cel putin 35 de ani, de cand a fost pentru prima data imaginat de expertul american de origine britanica in stiinta informatiei Frederick Wilfrid.

Oricum, dupa peste trei decenii, in plina era a informatiei, am crede ca deja ar fi trebuit sa ajungem acolo - insa nu este cazul, deloc. Studiile recente efectuate de Epson au aratat ca hartia fizica joaca inca un rol central in activitatile de rutina in orice birou.

Majoritatea lucratorilor de birou se angajeaza in procese indelungate si risipitoare cu hartii, insa exista 4 motive principale ale ineficientei lor cauzate de hartie:

1. Revizie si editare

Aproape 25% din lucratorii de birou tiparesc documentele PDF pentru a le revizui si opera modificarile necesare. In plus, aproape 2/3 dintre ei le convertesc inapoi in format

2. Comparare

Identificarea diferentelor dintre doua exemplare ale unui document tiparit important (de exemplu un contract semnat) este, fara indoiala, o activitate indelungata, obositoare si departe de a fi interesanta. In cautarea diferentelor trebuie citite ambele texte cu mare atentie, rand cu rand, pentru a fi siguri ca sunt identice.

3. Distribuire

In medie, lucratorii petrec 3,5 ore pe saptamana cu organizarea documentelor tiparite si 5 ore cu cautarea acestora. Rezultatul este tipariri inutile, birouri pline de hartii si documente care se pierd.

4. Semnare

Semnarea documentelor este un pas important in procedurile de aprobare. Insa obtinerea semnaturilor necesare este o sursa frecventa de frustrare din cauza procedurilor de lucru tipice dintr-un birou. Asadar, in fiecare saptamana se pierd peste 6 ore cu aprobarea si semnarea documentelor.

5. Motiv suplimentar! - costul hartiei, desigur.

Calea spre eficienta

Un studiu efectuat in randul a peste 3600 de angajati din Europa a relevat faptul ca 83% dintre acestia cred ca "biroul lipsit de hartie este ceva nerealist". Insa puteti recastiga aproape instantaneu 20% din productivitate, inghitita de procedurile care implica documente tiparite.

ABBYY FineReader 14 - cel mai bun program OCR si PDF pentru limba romana - va va pava calea spre biroul lipsit de hartie si va va elibera potentialul digital. Acesta face posibila transformarea documentelor tiparite si a fisierelor PDF in formate editabile (precum Word sau Excel), editarea documentelor PDF si chiar compararea a doua versiuni ale aceluiasi document.

Aceasta solutie va va ajuta sa economisiti anual, in medie, pana la 8000 Euro, prin eficientizarea proceselor care implica documente tiparite.

Obtineti versiunea de proba complet functionala gratuita

a FineReader 14 acum pentru a va convinge singur de capacitatea sa de a va rezolva problemele legate de eficienta.