Cum sa fii cat mai productiv, la birou

Joi, 09 Decembrie 2010, ora 16:01
2832 citiri
Cum sa fii cat mai productiv, la birou

Timpul petrecut la munca nu iti asigura neconditionat o productivitate sporita si o eficienta maxima pentru companie. A fi productiv inseamna a fi capabil sa indeplinesti multe sarcini cu un impact considerabil intr-o perioada scurta de timp, nu a te aglomera cu detalii neimportatnte care sa iti ocupe ziua de la inceput pana la sfarsit, sunt de parere specialistii in HR. 

Ca perspectiva de ansamblu, productivitatea presupune capacitatea a te coordona corect, atat pe tine  cat si obiceiurile tale profesionale.

Iata cateva exemple de activitati atent gestionate, care iti pot spori productivitatea.

Concentreaza-te asupra lucrurilor importante

Cel mai important este sa indepartezi inca de la inceputul zilei toate aspectele lipsite de importanta si sa alcatuiesti o lista cu lucrurile care trebuie facute in acea zi.

Evalueaza fiecare sarcina in parte si ordoneaza-le in functie de importanta, de valoare si impactul pe car eil au in rezultatele finale .

Cele mai neimportante pot fi indepartate de pe lista sau amanate pentru alta data.

Asigura-te ca iti imparti pauzele strategic

Productivitatea nu necesita munca robotica fara oprire, ci din contra, acest tip de munca influenteaza negativ productivitatea.

Mai exact, pe masura ce numarul de ore alocat muncii creste, ai putea avea impresia ca iti folosesti capacitatile la maxim, pentru mai mult timp.

Cu toate acestea, activitatile indeplinite in perioada de timp in plus fata de cea obisnuita au rezultate din ce in ce mai putin satisfacatoare.

In acest mod, orele neintrerupte de munca nu inseamna neaparat mai multa productivitate, insa cateva pauze strategic amplasate, combinate cu mai mult timp petrecut la munca pot obtine un maxim de productivitate.

Nu uita ca exista si alte aspecte din viata ta care sunt tot atat de importante ca si munca sau scoala.

Viata sentimentala, familia sau sanatatea sunt parti esentiale din viata ta care nu pot fi inlocuite cu nimic si daca iti aloci suficient timp si pentru ele, te poti intoarce la munca a doua zi cu energie pentru un nou inceput.

Scapa de elementele care iti distrag atentia

Fie ca este vorba de muzica pe care o asculti in timp ce muncesti, fie ca ai un computer care se blocheaza mereu, apeluri telefonice, alerte de e-mail, diferite site-uri, YouTube, Facebook sau Twitter,  mereu se va gasi ceva sa te opreasca din activitatea ta si sa te deconecteze total de activitatea de baza.

Analizeaza activitatile zilnice si incearca sa scapi de toate aceste elemente care iti distrag atentia, stinge telefoanele cand ai ceva important de facut, inchide site-urile de socializare, mail-ul si alege melodii te tip chillout, daca vrei sa te detasezi de discutiile din birou. 

Dupa o perioada, oamenii se vor obisnui cu dorinta ta de a nu fi contactat intre anumite ore si vor actiona dupa regulile tale, atunci cand doresc sa te contacteze.

Invata sa concentrezi

Incearca sa iti canalizezi toata inspiratia intr-un singur sens, cel util pentru rezultatele tale.

Da-ti seama care sunt aspectele care te motiveaza, care sunt obiectivele tale profesionale si da-ti seama cum poti sa le atingi.

Odata clarificate lucrurile in mintea ta, tot ce trebuie sa faci este sa te concentrezi zi de zi pentru a le duce la capat, chiar si cu pasi mici.

Foloseste inteligent timpul intre evenimente

In loc sa asculti muzica in casti sau sa citesti o carte cand te delpasezi dintr-o parte in alta, foloseste smartphone-ul din dotare sa iti rezolvi cateva mailuri sau sa iti notezi cateva idei.

In acest mod, timpul irosit cu lucruri inutile poate fi folosit pentru a-ti spori productivitatea.

Automatizeaza cat mai multe actiuni

Tehnologia din ziua de astazi permite ca aproape tot din ce facem noi sa poata fi automatizat.

Chiar daca uneori este imposibil sa indeplinesti o intreaga sarcina automat, sistemele iti pot indeplini o parte buna din activitatea ta zilnica.

Din actiunile pe care le faci zilnic ai puteasa iti setezi e-mail-ul astfel incat sa stearga, sa arhiveze sau sa sorteze mesajele si sa elimine spam-urile.

De asemenea, facturile tale pot fi platite automat iar intalnirile pot fi programate tot cu ajutorul tehnologiilor.

Cateva sfaturi pentru cresterea productivitatii a oferit si Marian Rujoiu, Manager Extreme Training, pentru Bloombiz.ro.

Cel mai important pas, in viziunea acestuia, este sa rezolvi lucrurile cele mai stresante intai, intrucat amanarea acestora amplifica nivelul de stres si afecteaza puternic eficienta actiunilor tale.  

In ceea ce priveste multitasking-ul, Marian Rujoiu estimeaza ca aceasta practica atat de agreata de multe persoane trebuie evitata pentru ca poate sa duca la o scadere de pana la 20-30% a eficientei, din cauza efortului necesar refocalizarii atentiei pentru a rezolva problema abandonata initial.

Eficienta unui “to-do list” este foarte mare, sustine Rujoiu, pentru ca te ajuta sa prioritizezi activitatile si sa iti indeplinesti obiectivele.

Daca vrei sa iti imbunatatesti managementul timpului, Managerul Extreme Training te sfatuieste sa te auto-monitorizezi.

“Intr-o zi sa se monitorizeze, sa ia o foaie si un pix sa isi noteze informatii de ordinul minutelor despre ce au facut. 

Daca nu avem o viziune asupra a ceea ce facem noi minut cu minut, nu stim sa imbunatatim.

In urma monitorizarii vom realiza ca facem multe lucruri care nu stiam ca ne vor lua atat de mult timp.

In acest fel, oridecateori vom face o planificare, vom sti cu exactitate cum sa ne facem un plan realist” a declarat Marian Rujoiu pentru Bloombiz.ro.

#activitati, #eficienta, #management, #productivitate , #stiri Twitter